Die realen Kosten einer Fehlbesetzung

Einleitung: Fehlbesetzungen sind kein Randphänomen

Fehlbesetzungen zählen zu den teuersten Problemen im Recruiting. Dennoch werden sie in vielen Unternehmen unterschätzt oder falsch eingeordnet. Während Kennzahlen wie Cost-per-Hire oder Time-to-Hire präzise gemessen werden, bleibt die eigentliche wirtschaftliche Wirkung falscher Einstellungen oft diffus.

In der Praxis wird eine Fehlbesetzung häufig auf einen individuellen Fehlgriff reduziert. Die wissenschaftliche Forschung zeigt jedoch ein anderes Bild. Fehlbesetzungen sind weniger das Ergebnis einzelner Fehlentscheidungen als vielmehr die vorhersehbare Konsequenz strukturell schwacher Auswahl- und Matching-Prozesse.

Dieser Artikel zeigt auf Basis organisationspsychologischer und arbeitsökonomischer Forschung, welche Kosten Fehlbesetzungen tatsächlich verursachen, warum Unternehmen diese systematisch unterschätzen und welche evidenzbasierten Alternativen existieren.

Was als Fehlbesetzung gilt

In der Forschung wird eine Fehlbesetzung nicht ausschließlich über Kündigung definiert. Entscheidend ist die dauerhafte mangelnde Passung zwischen Person, Rolle und Arbeitskontext.

Typische Indikatoren sind

✓dauerhaft unterdurchschnittliche Leistung
✓geringe Arbeitszufriedenheit
✓erhöhte Konflikte im Team
✓innere Kündigung oder frühe Fluktuation

Viele Fehlbesetzungen bleiben formell bestehen, verursachen aber über Jahre hinweg Kosten, ohne als solche erkannt zu werden.

Stand der Forschung: Wie teuer sind Fehlbesetzungen wirklich?

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind sichtbar und relativ leicht zu beziffern

✓Recruiting- und Auswahlkosten
✓Onboarding und Einarbeitung
✓administrative Kosten bei Trennung

Diese Kosten machen jedoch nur einen kleineren Teil der Gesamtkosten aus.

Indirekte Kosten

Der Großteil der Kosten entsteht indirekt und zeitverzögert. Meta-Analysen aus der Organisationspsychologie zeigen konsistent, dass schlecht passende Mitarbeiter signifikant geringere Leistung erbringen und negative Effekte auf ihr Umfeld haben.

Zu den indirekten Kosten zählen

✓Produktivitätsverluste über Monate oder Jahre
✓Mehrbelastung von Kollegen und Führungskräften
✓Qualitätsverluste, Fehler und Nacharbeit
✓negative Effekte auf Motivation und Teamklima

Je stärker Rollen voneinander abhängen oder Führungsverantwortung beinhalten, desto höher fallen diese Kosten aus.

Gesamtkosten

Die Forschung beziffert die Gesamtkosten einer Fehlbesetzung je nach Rolle auf etwa 30 bis 150 Prozent eines Jahresgehalts. Diese Spannbreite erklärt sich durch unterschiedliche Leistungshebel, Teamabhängigkeiten und Zeiträume.

Warum Unternehmen Fehlbesetzungen unterschätzen

Sichtbarkeitsproblem

Direkte Kosten fallen punktuell an und werden klar zugeordnet. Indirekte Kosten verteilen sich über Zeit, Teams und Prozesse. Sie tauchen selten in Budgets oder Reports auf und werden daher systematisch unterschätzt.

Fehlende Feedback-Loops

Viele Unternehmen messen Recruiting-Erfolg ausschließlich bis zur Vertragsunterschrift. Performance, Entwicklung und Verbleib nach der Einstellung werden kaum mit der ursprünglichen Auswahlentscheidung verknüpft. Dadurch fehlt ein Lernkreislauf.

Kognitive Verzerrungen

Entscheider neigen dazu, ihre eigenen Auswahlentscheidungen positiv zu bewerten. Eine Fehlbesetzung wird eher externalisiert als als Hinweis auf strukturelle Probleme im Auswahlprozess verstanden.

Fehlbesetzung und Fluktuation

Längsschnittstudien zeigen, dass mangelnde Passung einer der stärksten Prädiktoren für frühe Fluktuation ist, insbesondere in den ersten 12 bis 24 Monaten nach Einstellung.

Frühfluktuation ist dabei weniger ein Zeichen mangelnder Loyalität, sondern meist ein Hinweis darauf, dass Erwartungen, Anforderungen und Arbeitsrealität nicht zusammenpassen. In diesem Sinne ist Fluktuation oft ein verspäteter Indikator für eine frühere Fehlentscheidung.

Warum Interviews das Problem nicht lösen

Trotz ihrer zentralen Rolle im Recruiting weisen Interviews eine begrenzte prognostische Validität auf. Besonders unstrukturierte Interviews erfassen vor allem soziale Ähnlichkeit, Kommunikationsfähigkeit und subjektiven Eindruck.

Meta-Analysen zeigen, dass Interviews deutlich schlechtere Vorhersagen für spätere Leistung liefern als strukturierte Verfahren, Arbeitsproben oder kognitive Tests. Ihre Dominanz erklärt sich weniger durch empirische Wirksamkeit als durch ihre intuitive Plausibilität.

Evidenzbasierte Ansätze zur Reduktion von Fehlbesetzungen

Strukturierte Auswahlverfahren

Arbeitsproben, strukturierte Interviews und standardisierte Assessments reduzieren Interpretationsspielräume und fokussieren auf erfolgskritisches Verhalten. Sie zeigen in Meta-Analysen deutlich höhere Validitäten.

Matching statt Filterlogik

Moderne Recruiting-Ansätze verschieben den Fokus von Ausschlusslogiken hin zu probabilistischem Matching. Ziel ist nicht die perfekte Vorhersage, sondern eine systematische Erhöhung der durchschnittlichen Passung zwischen Person und Rolle.

Nutzung von Performance-Daten

Organisationen, die Performance- und Retentionsdaten in ihre Recruiting-Modelle zurückspielen, verbessern ihre Entscheidungen messbar. Fehlbesetzungen werden so zu Lernsignalen statt zu isolierten Fehlern.

Implikationen für HR-Entscheider

✓Recruiting-Erfolg über die Einstellung hinaus messen
✓Fehlbesetzungen systematisch analysieren, nicht individualisieren
✓Interviewlastigkeit reduzieren
✓Auswahlverfahren stärker an tatsächlicher Arbeitsleistung ausrichten

Fehlbesetzungen sind kein unvermeidbares Nebenprodukt von Recruiting, sondern eine vorhersehbare Folge schlechter Informationsgrundlagen. Die Forschung ist eindeutig: Bessere Auswahl- und Matching-Verfahren reduzieren Fehlbesetzungen signifikant.

Unternehmen, die Recruiting als datenbasierten Matching-Prozess begreifen, senken nicht nur Kosten, sondern erhöhen nachhaltig Performance, Stabilität und Bindung.

Weiterführende Quellen

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